運送業の経費｜燃料費・高速代・修理費の仕訳と計上

皆様、こんにちは。税理士の菅原和望です。

運送業・軽貨物ドライバーは、日々の業務で発生する経費項目が多岐にわたるため、正しい仕訳と経費計上が節税のカギとなります。

この記事では、運送業で計上できる主な経費項目と、仕訳のポイントを解説します。経費区分を正しく理解しておくことで、確定申告時の集計作業もスムーズになります。日々の記帳段階から正確な区分を意識しておくことが、後の作業負担を大きく減らします。

運送業・軽貨物ドライバーの税務を全体から確認したい方へ
開業手続き・確定申告・経費・消費税（インボイス）・法人化・外注と雇用の判定までを1ページにまとめた運送業・軽貨物ドライバーの税務完全ガイドも公開しています。この記事はそのうちの1テーマを詳しく解説したものです。

車両にかかる経費

燃料費（ガソリン代・軽油代）
高速道路料金・ETC利用料
車検費用・整備費用・修理費
自動車税・自動車重量税・自賠責保険料・任意保険料
洗車代・タイヤ交換費用

これらは「車両費」「旅費交通費」などの科目で計上します。科目を細かく分けておくことで、後から経費の内訳を分析しやすくなります。車両ごとに経費を分けて記録しておくと、収支の比較もしやすくなります。

通信費・システム利用料

配送アプリの利用手数料、業務用スマートフォンの通信費、運行管理システムの利用料などは「通信費」「支払手数料」として計上できます。プライベートと兼用する場合は使用割合に応じた按分が必要です。利用実態を記録しておくことで、按分割合の根拠を明確にできます。使用時間や用途を簡単にメモしておくだけでも、後から確認する際に役立ちます。

消耗品費・作業用品費

台車、ラッシングベルト、軍手、防寒具、ドライブレコーダーなど10万円未満の消耗品は「消耗品費」として計上できます。10万円以上の物品は減価償却資産として複数年にわたり費用計上します。青色申告であれば40万円未満（2026年3月31日までに取得したものは30万円未満）の資産を一括計上できる特例もあるため、活用を検討しましょう。年間300万円の上限があるため、複数の設備を購入する年は計画的に活用することが大切です。

駐車場代・荷捌き場利用料

営業所や自宅の駐車場代、荷捌き場の利用料なども必要経費として計上できます。自宅を事業所として使用している場合、家賃・水道光熱費の一部も家事按分により経費計上が可能です。使用面積や使用時間などの合理的な基準で按分割合を決めることが大切です。一度決めた基準は継続して使用し、変更する場合は理由を明確にしておきましょう。

出張・宿泊を伴う長距離輸送の経費処理

長距離輸送で宿泊を伴う場合、宿泊費・出張手当（日当）は必要経費として計上できます。従業員がいる場合は、旅費規程を整備し、社会通念上妥当な範囲の日当を支給することで、給与とみなされず経費処理が可能になります。高速道路のサービスエリアでの食事代は、業務の実態に応じて経費計上の可否を判断する必要があります。私的な食事と区別がつくよう、レシートに用途をメモしておくと安心です。長距離輸送が多い方は、出張日と目的地も一緒に記録しておくと後から確認しやすくなります。

高速道路料金の深夜割引・ETCマイレージの活用

ETCコーポレートカードを利用すると、深夜割引や大口・多頻度割引など各種割引制度を活用でき、高速道路料金のコスト削減につながります。割引適用後の金額を正しく経費計上するため、利用明細と請求書の金額の整合性を確認しておくことも大切です。定期的に利用状況を見直すことで、コスト削減の余地を発見できることもあります。

複数日にまたがる配送案件の売上計上時期

数日間にわたる長距離輸送案件では、荷物の引き渡しが完了した日（役務提供の完了日）を基準に売上を計上するのが原則です。月をまたぐ案件は、期末時点での進捗状況に応じて売上の計上時期を適切に判断する必要があります。判断に迷う場合は、契約内容や進捗の記録を残しておくと確認がしやすくなります。

複数車両保有時の按分方法の統一

複数の車両を保有する場合、車両ごとに走行記録をつけ、燃料費・修理費等の経費を車両別に按分管理することで、どの車両の収益性が高いかを把握できます。按分方法は毎年変えずに一貫した基準を用いることで、税務調査の際にも説明がしやすくなります。車両ごとの収支を可視化することで、今後の車両導入計画にも役立てられます。

軽油引取税の還付制度

一定の要件を満たす場合、軽油引取税の課税免除や還付を受けられる制度があります。対象となる用途や手続きは都道府県によって異なるため、該当する可能性がある場合は、管轄の都道府県税事務所や顧問税理士に確認することをおすすめします。還付額は小さくないこともあるため、対象になるかどうかを一度確認しておく価値があります。

深夜・早朝配送に伴う食事代の取扱い

深夜・早朝の長時間労働に伴い支給する食事代の補助は、一定の要件（会社負担額が一定額以下であること等）を満たせば給与として課税されない場合があります。福利厚生の一環として導入する際は、要件を満たしているか事前に確認しましょう。従業員の負担軽減とともに、正しい税務処理を行うことが大切です。

経費の按分割合の見直しタイミング

事業内容や車両の使用実態が変化した場合、家事按分の割合も見直す必要があります。走行記録や業務日誌をもとに、年に一度は按分割合が実態に即しているかを確認し、必要に応じて顧問税理士と相談のうえ調整しましょう。実態に合わない按分割合を放置すると、税務調査で指摘を受けるリスクが高まります。

あわせて、軽貨物ドライバー・運送業の開業届出｜開業時に必要な税務手続きを解説や運送業・軽貨物ドライバーの確定申告｜白色申告と青色申告どちらが得かについても解説していますので、ぜひご覧ください。

よくあるご質問

自宅を営業所にしている場合、家賃は経費にできますか

事業で使用している割合に応じて家事按分することで、家賃の一部を必要経費に計上できます。使用面積や使用時間などの合理的な基準で按分しましょう。按分の根拠を記録しておくことで、後から見直す際にも役立ちます。

ドライブレコーダーの購入費用は経費になりますか

事故対応や安全管理のための費用として必要経費に計上できます。10万円未満であれば消耗品費として一括計上が可能です。複数個をまとめて購入する場合は、それぞれの単価で判断する点にも注意しましょう。

高速代の領収書をなくした場合はどうすればいいですか

ETC利用の場合はカード会社の利用明細で代用できます。現金払いの場合は、出金伝票を作成し支払い内容を記録しておくことをおすすめします。日頃から領収書を受け取る習慣をつけておくことが一番の対策です。

まとめ　税理士からのアドバイス

運送業は経費項目が多い分、正しい仕訳と記帳により節税効果を高めることができます。日々の領収書管理と、顧問税理士による定期チェックを習慣化しましょう。小さな積み重ねが、確定申告時の負担軽減と正確な納税につながります。

必要経費の考え方は国税庁の案内をご確認ください（国税庁）

ダイヤモンドコア施工業者を経営される方は、こちらの記事「横浜市青葉区・都筑区のダイヤモンドコア施工業者が顧問税理士をつけるメリット」もあわせてご覧ください。

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この記事を書いた税理士

菅原和望（すがはらかずみ）税理士／菅原和望税理士事務所代表

東京地方税理士会緑支部所属／税理士登録番号第154708号（2024年11月登録）
登録内容は日本税理士会連合会の税理士情報検索サイト（登録番号 154708 で検索）および東京地方税理士会でご確認いただけます。
会計・税務の実務経験9年
株式会社カプロス代表（2015年12月設立／ダイヤモンドコア工法によるコンクリートの穿孔・切断・解体工事／施工エリア：関東・東北）
不動産賃貸業（賃貸物件の経営）

1993年生まれ。横浜市青葉区市ケ尾町の菅原和望税理士事務所代表。自ら建設業の施工会社を経営し、不動産賃貸業も営む事業者としての立場もふまえ、クラウド会計（マネーフォワードクラウド）を活用した記帳・決算・確定申告までを一貫してサポートしています。

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